e-defter uygulamasında birden fazla faturanın aynı yevmiye maddesine kaydedilip edilemeyeceği
e-defter uygulamasında birden fazla faturanın aynı yevmiye
maddesine kaydedilip edilemeyeceği
Sayı:
B.07.1.GİB.4.34.19.02-105[Mük.242-2015/VUK-1-19090]-270229
Tarih:
30/12/2016
T.C.
GELİR İDARESİ BAŞKANLIĞI
İSTANBUL VERGİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI
Mükellef Hizmetleri Usul Grup Müdürlüğü
Sayı :11395140-105[Mük.242-2015/VUK-1-19090]-270229 30.12.2016
Konu :e-defter uygulamasında birden fazla
faturanın aynı yevmiye maddesine
kaydedilip edilemeyeceği
İlgide kayıtlı özelge talep formunuz ve eki dilekçenizde, e-Fatura ve e-Defter uygulamasına
tabi olan şirketinizin 30 yıl süreyle EPDK'dan aldığı … sayılı dağıtım lisansına istinaden … alanında
yaklaşık 20.000 aboneye doğal gaz dağıtım faaliyetinde bulunduğu, e-Defter uygulamasında her bir
belge için ayrı yevmiye kaydı oluşturulmasının öngörüldüğü, şirketinizin uygulama olarak 15-20 ya
da daha fazla fatura başlangıç ve bitiş numarasına göre belge numarasını baz alarak kayıt yaptığı,
şirketinizde günlük ortalama 1.000 adet fatura kesildiği bir o kadar da tahsilat yapıldığı, bu nedenle
söz konusu işlemlerin tek tek muhasebe kayıtlarına aktarılmasının zaman kaybına ve kontrol
güçlüğüne yol açtığı, uygulamada her satış faturasının tek tek mi kaydedilmesi gerektiği yoksa her
bir belge türüne bir fiş numarası mı verileceği, şayet her belge tek tek kayıt edilecek ise
kayıtlarınızı geriye dönük düzeltmenizin gerekeceği, şirketinizin mevcut durumunun dikkate
alınarak e-defter uygulamasında her bir belge için ayrı bir yevmiye maddesi yerine tek bir fiş ile
konsolide olarak günlük satışlarınızın ve tahsilatlarınızın tek bir yevmiye fişi olarak
muhasebeleştirilip muhasebeleştirilemeyeceği hususunda Başkanlığımız görüşü talep edilmektedir.
213 sayılı Vergi Usul Kanununun 172 nci maddesinde, defter tutma mecburiyeti bulunan
gerçek ve tüzel kişiler sayılmış olup Kanunun 174 üncü maddesinde, defterlerin hesap dönemi
itibariyle tutulacağı, kayıtların her hesap döneminde kapatılacağı ve ertesi dönem başında yeniden
açılacağı, hesap döneminin normal olarak takvim yılı olduğu hükmüne yer verilmiştir. Anılan
Kanunun 183 üncü maddesinde ise yevmiye defterinin, kayda geçirilmesi icap eden muamelelerin
tarih sırasıyla ve madde halinde tertipli olarak yazıldığı defter olduğu, yevmiye defterinin ciltli ve
sahifeleri müteselsil sıra numaralı olacağı hüküm altına alınmıştır.
Aynı Kanunun mükerrer 257 nci maddesinin birinci fıkrasının (3) numaralı bendinde, Maliye
Bakanlığının, tutulması ve düzenlenmesi zorunlu defter, kayıt ve belgelerin mikro film, mikro fiş
veya elektronik bilgi ve kayıt araçlarıyla yapılması veya bu kayıt ortamlarında saklanması
hususunda izin vermeye veya zorunluluk getirmeye, bu şekilde tutulacak defter ve kayıtların
kopyalarının Maliye Bakanlığında veya muhafaza etmekle görevlendireceği kurumlarda saklanmasızorunluluğu getirmeye, bu konuda uygulama usul ve esaslarını belirlemeye yetkili olduğu hükme
bağlanmıştır.
Anılan Kanunun mükerrer 242 nci maddesi ile Maliye Bakanlığının, elektronik defter, belge
ve kayıtlar için diğer defter, belge ve kayıtlara ilişkin usul ve esaslardan farklı usul ve esaslar
belirlemeye yetkili olduğu hükme bağlanmıştır.
Konuya ilişkin olarak yayımlanan 397 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile anonim
ve limited şirketlerin elektronik fatura oluşturmalarına, alıcısına iletmelerine, muhafaza ve
istenildiğinde ibraz etmelerine izin verilmiş, 421 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile de
bazı mükellef gruplarına elektronik defter tutma ve elektronik fatura uygulamasına dahil olma
zorunluluğu getirilmiştir. 20/06/2015 tarih ve 29392 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe
giren 454 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile söz konusu uygulamaların kapsamı
genişletilmiştir.
397 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile getirilen e-Fatura uygulaması
haricinde "e-Arşiv Uygulaması"na yönelik olarak 433 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği
yayımlanmış olup, 443 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile güncellenen söz konusu
Tebliğde; e-Arşiv fatura uygulamasına kayıtlı bulunan satıcılar tarafından sunulan mal veya
hizmetler karşılığında düzenlenen faturaların, alıcının e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan mükellef
veya nihai tüketici durumunda olması halinde dahi elektronik ortamda (e-arşiv uygulaması aracılığı
ile) e-Arşiv faturası olarak düzenlenebilmesine ve alıcılarının talebi doğrultusunda kağıt veya
elektronik ortamda alıcılarına iletilebilmesine ilişkin usul ve esaslar belirlenmiştir. Anılan Tebliğ ile
Vergi Usul Kanunu uyarınca kâğıt ortamında düzenlenmek, muhafaza ve ibraz edilmek zorunluluğu
bulunan faturanın, elektronik ortamda düzenlenmesi ve ikinci nüshasının elektronik ortamda
muhafaza ve ibraz edilmesine imkân tanıyan e-Arşiv uygulaması mükelleflerin kullanımına
açılmıştır.
Öte yandan, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun "Defter Tutma Mükellefiyeti" başlıklı 64
üncü maddesinde; yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, karar ve işletme defterinin
elektronik ortamda veya dosyalama suretiyle tutulabileceği ve bu defterlerin açılış ve kapanış
onaylarının şekli ve esasları ile bu defterlerin nasıl tutulacağının Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile
Maliye Bakanlığınca çıkarılacak müşterek bir tebliğle belirleneceği hükme bağlanmış olup, bu
kapsamda yayımlanan 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği ile Vergi Usul Kanunu
kapsamında tutulması zorunlu olan defterlerden www.edefter.gov.tr internet adresinde format ve
standardı yayımlanan defterlerin elektronik ortamda oluşturulmasına ilişkin usul ve esaslar
belirlenerek elektronik defter kullanımına izin verilmiştir.
Diğer taraftan, elektronik defter uygulamasına ilişkin olarak www.edefter.gov.tr de
yayımlanan "e-Defter Uygulama Kılavuzu V 1.4" ün "18. Belge Tipi (documentType)" bölümünde;
"… Yapılacak olan muhasebe kayıtlarında kaynak belgeye ait detay bilgileri, e-Defter
uygulamasında istenilmektedir.
Ayrıca 19 Aralık 2012 tarih ve 28502 Sayılı Resmi gazetede yayımlanan 'Ticari Defterlere
İlişkin Tebliğ'de yevmiye maddelerinin en az aşağıdaki bilgileri içermesi şarttır:
a) Madde sıra numarası,
b) Tarih,
c) Borçlu hesap,
ç) Alacaklı hesap,
d) Tutar,
e) Her kaydın dayandığı belgelerin türü ile varsa tarihleri ve sayıları. Dolayısıyla elektronik defter uygulamasında her bir belgeye ait bilgilerin, tek bir yevmiye
kaydında gösterilmesi esastır. e-Defter uygulamasında kullanılan standartların gereği olarak belge
bilgisine ilişkin detaylar (belge tipi, numarası ve tarihi) elektronik defterlerde gösterilmelidir."
açıklamaları yer almaktadır.
"18. Belge Tipi (documentType)" bölümünün "Fatura kaydına istinaden açıklama" kısmında
ise;
"Bilindiği üzere e-Defter uygulamasında faturaların, '18. Belge Tipi' başlığında açıklandığı
gibi her bir fatura ayrı bir yevmiye maddesinde olacak şekilde kaydedilmesi gerekmektedir. Ancak
e-Arşiv kullanıcısı olmak şartıyla abonelik esasına göre çalışan firmalar ve kargo şirketleri ile yazılı
talep üzerine Başkanlıkça uygun görülen sektörlerde faaliyet gösteren mükellefler e-defter
uygulaması ile ilgili belirlenmiş olan diğer düzenlemelere uymak koşulu ile birden fazla faturayı
kapsayacak şekilde yevmiye kaydı düzenleyebileceklerdir. Bu şekilde yapılan kayıtta belge tipi
'other', belge açıklaması 'e-Arşiv fatura icmali' olacaktır ve bu icmalin numarası ve tarih bilgisinin
de yevmiye maddesinde gösterilmesi zorunludur. Ayrıca, bu icmalin e-arşiv raporu formatında ve
aynı içerikte olması ayrıca mali mühür ya da elektronik imza ile imzalanarak elektronik ortamda
muhafaza edilmesi zorunludur.
Bununla birlikte, muhasebe kaydına konu edilecek faturaların aynı mahiyette olacak şekilde
gruplandırılması (Örneğin Mal ve Hizmet Satış Faturaları, Mal ve Hizmet Alış Faturaları, Genel
Gider Faturaları, vb şekilde gruplandırılması) en fazla 10'ar günlük muhasebe kayıt periyodunun
dikkate alınması, en fazla 50 adet faturaya yer verilmesi ve her bir faturanın ait olduğu hesabın
altında ayrı ayrı gözükecek şekilde belgenin türü, tarihi ve numarasına yer verilmesi kaydıyla, bir
yevmiye maddesi içinde kaydedilmesi mümkün bulunmaktadır." açıklamasına yer verilmiştir.
Yukarıda yer alan hüküm ve açıklamalara göre;
e-Defter uygulamasında, her bir faturanın ayrı bir yevmiye maddesinde olacak şekilde
kaydedilmesi esas olmakla birlikte; faturaların, mezkur Kılavuzda belirtildiği şekilde
gruplandırılarak (alış faturaları, satış faturaları, genel gider faturaları vb.) en fazla 10'ar günlük
muhasebe kayıt periyodunun dikkate alınması, en fazla 50 adet faturaya yer verilmesi ve her bir
faturanın ait olduğu hesabın altında ayrı ayrı gözükecek şekilde belgenin türü, tarihi ve numarasına
yer verilmesi kaydıyla, bir yevmiye maddesi içinde kaydedilmesi mümkün bulunmaktadır.
Öte yandan, e-Fatura kullanıcısı olan şirketinizin, aynı zamanda e-Arşiv Fatura
uygulamasına dahil olması ve abonelik esasına göre fatura düzenlemesi halinde; anılan Kılavuzda
belirtildiği şekilde "e-Arşiv Fatura İcmali" düzenlenmek ve yevmiye maddesine bu icmali other
belgesi ve e-Arşiv İcmali açıklamasıyla ilişkilendirmek suretiyle, birden fazla faturanın aynı
yevmiye maddesine kaydedilmesi de mümkün bulunmaktadır.
Bilgi edinilmesini rica ederim.
(*) Bu Özelge 213 sayılı Vergi Usul Kanununun 413.maddesine dayanılarak verilmiştir.
(**) İnceleme, yargı ya da uzlaşmada olduğu halde bu konuya ilişkin olarak yanlış bilgi verilmiş ise
bu özelge geçersizdir.
(***) Talebiniz üzerine tayin edilmiş olan bu özelgeye uygun işlem yapmanız hâlinde, bu fiilleriniz
dolayısıyla vergi tarh edilmesi icap ederse, tarafınıza vergi cezası kesilmeyecek ve tarh edilen vergi
için gecikme faizi hesaplanmayacaktır.