Sirküler - 2022 - 25 - KVKK Kapsamındaki Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi

2016 yılında yürürlüğe giren KVKK (6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu); gerçek kişilere ait kişisel verilerin korunmasını amaçlamaktadır. Bu kanun kapsamında kişisel verileri işleyen (yani kaydeden, kullanan, saklayan, dosyalayan…) gerçek ve tüzel kişilerin (veri sorumluları) yükümlülüklerini ve uyacakları kuralları düzenlenmektedir.

1. ŞAHIS ŞİRKETLERİ VE TÜZEL KİŞİLER KANUN KAPSAMINDA YÜKÜMLÜ

Mal ve/veya hizmetlerin alım ve/veya satımı faaliyetiyle ilgilenen ve/veya çalışanı olan tüm gerçek ve tüzel kişiler (şahıs şirketleri ile tüzel kişiler (yani anonim ve limited şirketler)) KVKK kapsamında veri sorumlusudur ve yerine getirmeleri gereken yükümlülükleri bulunmaktadır.

2. VERBİS’E KAYIT YÜKÜMLÜLÜĞÜ

Kriterlerin karşılanması durumunda (yıllık çalışan sayısı 50’den çok veya yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den çok olan gerçek ve tüzel kişiler ile bu kriterleri karşılamasa dahi ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olanlar yani özel hastaneler, doktor muayenehaneleri, diş hekimleri, psikologlar, diyetisyenler optikçiler vb.) 31.12.2021 tarihine kadar VERBİS’e (Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi) kaybolunması gerekmektedir.

Bu yükümlülüğün yerine getirilmemesinin KVKK madde 18 uyarınca yaklaşık 54 bin TL - 2.7 milyon TL arasında cezası (2022 yılı için) bulunmaktadır.

Bu arada, Kişisel Verileri Koruma Kurumu (Kurum) tarafından 4 Ocak 2022 tarihinde VERBİS’e kayıt hakkında kamuoyu duyurusu yapılmış olup, bu duyuruda yanlış bilinen/yapılan hususlarla ilgili önemli uyarılarda bulunulmuştur. Duyuruya aşağıdaki linkten ulaşabilirsiniz.

https://kvkk.gov.tr/Icerik/7156/Veri-Sorumlulari-Siciline-Kayit-Hakkinda-Kamuoyu-Duyurusu

3. VERBİS’E KAYIT İŞLEMİNİN ÜÇ AŞAMASI

VERBİS’e kayıt ve bildirim yükümlülüğünün yerine getirilmiş olması için üç aşamanın da tamamlanmış olması gerekmektedir.

Bu aşamaları:

• VERBİS’e kayıt başvuru formunun Kurum’a iletilmesi,
• Sonrasında Kurum tarafından iletilen “kullanıcı adı” ve “parola” ile “irtibat kişisi”nin atanması,
• Atanan irtibat kişisi tarafından “bildirim” oluşturulması ve sistem üzerinden bu bildirimin onaylanarak Kurum’a gönderilmesi

şeklindedir.

Üç aşamanın da 31.12.2021 tarihine kadar tamamlamış olmanız gerekmekteydi.

4. VERBİS’E KAYIT İŞLEMLERİNİZİ VE EKSİKLİKLERİNİZİ TAMAMLAMAK İÇİN FIRSATINIZ DEVAM EDİYOR.

VERBİS sistem üzerinden başvuru yapmanız ve bildirim düzenlemeniz halen mümkün bulunmaktadır. Ancak bu imkân, süreyi kaçırmış olmanızın ya da eksikliklerinizin hoş görüleceği anlamına gelmemektedir.

Kayıt işleminizi ve eksikliklerinizi ne kadar hızlı şekilde tamamlarsanız, sorumluluğunuzun ve cezanızın o kadar azalma ihtimali bulunmaktadır.

5. VERBİS’E KAYITLA YÜKÜMLÜ OLUN/OLMAYIN YERİNE GETİRİLMESİ GEREKEN DİĞER YÜKÜMLÜLÜKLER

VERBİS’e kayıtla yükümlü olun/olmayın, KVKK kapsamında VERBİS dışında da yerine getirmeniz gereken birçok yükümlülük bulunmaktadır:

• Kişisel verileri işleme şartlarına dayanarak işlemek
• Çalışanlara yılda en az bir kez KVKK ve bilgi güvenliği alanlarında eğitim vermek
• Çalışanlar ve tedarikçilerle gizlilik sözleşmeleri imzalamak
• Müşterilere/çalışanlara/ilgili diğer kişilere yönelik aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmek
• Veri güvenliğine ilişkin gerekli idari ve teknik tedbirleri almak… gibi.

VERBİS’e kayıtla yükümlü iseniz ayrıca;

• Kişisel Veri İşleme Envanteri hazırlamak
• VERBİS’e kayıt olmak
• Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası hazırlamak zorunlulukları bulunmaktadır.

VERBİS dışındaki yükümlülüklerin yerine getirilmemesinin KVKK madde 18 uyarınca yaklaşık 13 bin TL - 2.7 milyon TL arasında cezası (2022 yılı için) bulunmaktadır. Nitekim VERBİS dışındaki yükümlülüklere uyulmadığı için bugüne kadar birçok veri sorumlusuna genelde 50 bin TL’den başlayan ve 2 milyon TL’ye varan cezalar kesilmiştir.

KVKK kapsamındaki yükümlülüklerin yerine getirilmemesi halinde 13 bin - 2.7 milyon TL arası idari para cezasının yanı sıra, başka istenmeyen sonuçlar söz konusu olabilmektedir:6. İDARİ PARA CEZASI DIŞINDA BAŞKA OLUMSUZ SONUÇLARLA DA KARŞI KARŞIYA KALABİLİRSİNİZ!

• 6 yıla varan hapis cezası
• Faaliyet izninizin iptali/el koyma
• İtibar kaybı
• Maddi ve/veya manevi tazminat talepli davalar… gibi.

KVKK ile ilgili çalışmaları tamamlamanız sizi idari ve adli yaptırım riskinden koruyacağı gibi müşterilerinizin/çalışanlarınızın mahremiyetine hassasiyet gösterdiğinizin de en önemli göstergesi olacaktır.

Bu doğrultuda, istenmeyen sonuçlara maruz kalmamak için KVKK konusundaki yükümlülüklerinizi (şayet bugüne kadar gerekli aksiyonları almadıysanız) ivedi şekilde yerine getirmeniz yararınıza olacaktır.

7. KVKK KONUSUNDA UZMAN KADROMUZLA YIL BOYUNCA YANINIZDAYIZ

KVKK’ya ilişkin yükümlülüklerinizin tamamını kapsayacak şekilde bilişim/bilgi güvenliği uzmanlarımız ve uzman hukukçularımız ile hizmetinizdeyiz.

Birebir danışmanlık kapsamında tabi olunan mevzuat ile faaliyetlerinize ve uygulamalarınıza uygun şekilde;

• Kişisel Veri İşleme Envanterinizin Oluşturulması ve Gerektiğinde Revize Edilmesi (VERBİS’e kayıtla yükümlü olanlar için)
• VERBİS kaydınızın Gerçekleştirilmesi ve Gerektiğinde Revize Edilmesi (VERBİS’e kayıtla yükümlü olanlar için)
• KVKK Dokümanlarınızın Hazırlanması ve Gerektiğinde Revize Edilmesi
• Veri Güvenliğini Sağlamak İçin Almanız Gereken İdari ile Teknik Tedbirlerin Belirlenmesi ve Gerektiğinde Revize Edilmesi

Ayrıca KVKK’ya İlişkin Çalışmalarınızı Yürütürken Sektörünüze Özel Şekilde Hazırlanan Web Tabanlı Uygulamamızın Kullanılabilmesi. Web tabanlı uygulama sayesinde; çalışanlarınıza yılda en az bir kez vermeniz zorunlu olan KVKK eğitimlerini ek maliyete katlanmaksızın istediğiniz zaman ve sayıda verilebilmesi ve diğer yükümlülüklerinizi kolay ve sağlıklı şekilde yürütülebilmesi.