Veri ve kayıtları yurtdışında yedeklenen şirketin e-defter muhafaza ve ibraz yükümlülüğü hk.

Veri ve kayıtları yurtdışında yedeklenen şirketin e-defter
muhafaza ve ibraz yükümlülüğü hk.
Sayı: 
11395140-105[Mük.257-2014/VUK-18767]-54696
Tarih: 
15/05/2015
T.C.
GELİR İDARESİ BAŞKANLIĞI
 İSTANBUL VERGİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI
Mükellef Hizmetleri Usul Grup Müdürlüğü
 
   
Sayı :11395140-105[Mük.257-2014/VUK-18767]-54696 15/05/2015
Konu :Veri ve kayıtları yurtdışında  
yedeklenen şirketin e-defter
muhafaza ve ibraz yükümlülüğü hk.
 
            İlgide kayıtlı özelge talep formunuzda; şirketinizin karbon, kauçuk hammaddelerinin yurt
dışından ithalatını yaparak yurt içinde satışını yaptığı, şirketinizin bilgi işlem sistemi, program ve
datalarının Polonya'da bulunduğu, muhasebe hizmetleri merkezinin ise muhasebe departmanı
tarafından yurt dışında bulunan servera bağlanmak suretiyle yürütüldüğü belirtilerek, yevmiye ve
defter-i kebir elektronik defter kayıt ve beratlarının şirketinizin İstanbul merkez sunucusunda
muhafaza edilmesinin gerekli olup olmadığı hususunda Başkanlığımız görüşleri talep edilmektedir.
 
            Bilindiği üzere 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nun Mükerrer 242’nci maddesinin 2’nci
fıkrasının 5766 sayılı Kanunun 17 nci maddesiyle değiştirilen 5’nci paragrafı uyarınca; Maliye
Bakanlığı, elektronik defter, belge ve kayıtların oluşturulması, kaydedilmesi, iletilmesi, muhafaza ve
ibrazı ile defter ve belgelerin elektronik ortamda tutulması ve düzenlenmesi uygulamasına ilişkin
usul ve esasları belirlemeye yetkili olduğu belirtilmiş ve Aynı Kanunun  Mükerrer 257'nci
maddesinin birinci fıkrasının (3) numaralı bendinde de Maliye Bakanlığı'nın, tutulması ve
düzenlenmesi zorunlu defter, kayıt ve belgelerin mikro film, mikro fiş veya elektronik bilgi ve kayıt
araçlarıyla yapılması veya bu kayıt ortamlarında saklanması hususunda izin vermeye veya
zorunluluk getirmeye, bu konuda uygulama usul ve esaslarını belirlemeye yetkili olduğu hükme
bağlanmıştır.
 
            Ayrıca 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun “Defter Tutma Yükümlülüğü” başlıklı 64’üncü
maddesinin 3 numaralı fıkrasında fiziki ortamda veya elektronik ortamda tutulan ticari defterlerin
nasıl tutulacağı, defterlere kayıt zamanı, onay yenileme ile açılış ve kapanış onaylarının şekli ve
esasları Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığınca müştereken çıkarılan tebliğle
belirleneceği hüküm altına alınmıştır. 
            Belirtilen bu yetkiler çerçevesinde; Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığınca
müştereken hazırlanan “Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ” 19.12.2012 tarih ve 28502 sayılı Resmi
Gazetede yayımlanarak yürürlüğe girmiştir. Bu Tebliğin “ Elektronik Ortamda Tutulacak Defterler ”
başlıklı 23’üncü başlığında elektronik ortamda tutulacak defterler ile ilgili 13.12.2011 tarihli ve
28141 sayılı Resmî Gazetede yayımlanan 1 Sıra Numaralı Elektronik Defter Genel Tebliği
hükümlerinin uygulanacağı hüküm altına alınmış olup, mezkur bu Tebliğin “Elektronik Defterlerin
Muhafazası ve İbrazı “ başlıklı 4’üncü bölümünde de; Tebliğ kapsamında, elektronik defter
oluşturma konusunda izin alan mükelleflerin muhafaza ve ibraz ödevlerini yerine getirirken uymak
zorunda oldukları kurallar aşağıdaki şekilde açıklanmıştır:
 
            a) Elektronik defterler, istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu beratları ile birlikte
muhafaza edilmek zorundadır.
 
            b) Elektronik defterler ile beratlarının veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının inkâr
edilmezliği, güvenli elektronik imza veya mali mühür ile garanti altına alındığı için elektronik
defterlerin kâğıt ortamında saklanmayacaktır.
 
            c) Defterlerini elektronik ortamında tutanlar, elektronik defterlerini ve ilgili beratlarını vergi
kanunları, Türk Ticaret Kanunu ve diğer düzenlemelerde yer alan süreler dâhilinde elektronik,
manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve istenildiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar
vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir şekilde ibraz etmekle yükümlüdür.
 
            ç) Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, elektronik defterlerin ve beratların doğruluğuna,
bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan her türlü elektronik kayıt ve veri, (elektronik imza ve
mali mühür değerleri dâhil) veri tabanı dosyası, saklama ortamı ile doğrulama ve görüntüleme
araçlarının tümünü kapsamakta olup, elektronik defterlere istenildiğinde kolaylıkla erişebilmeyi,
anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve okunabilir kâğıt baskılarını üretebilmeyi
sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir.
             d) Elektronik defterler ve beratların elektronik defter izni verilenlerin kendilerine ait bilgi
işlem sistemlerinde muhafaza edilmesi mecburi olup, üçüncü kişiler nezdinde ya da yurt dışında
muhafaza işlemi Başkanlık ve Genel Müdürlük açısından herhangi bir hüküm ifade etmemektedir.
Muhafaza yükümlülüğünün Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti
kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yerine getirilmesi zorunludur.
 
            Yukarıda açıklamalarına yer verilen 1 Sıra Nolu Elektronik Defter Genel Tebliği’nin 4’üncü
bölümünün (d) paragrafında açıkça belirtilmiş olduğu üzere;  elektronik defterler ve bunlara ait
beratların Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti kanunlarının geçerli
olduğu yerlerde ve elektronik defter izni verilenlerin kendi bilgi işlem sistemlerinde muhafaza
edilmesi mecburi olup, üçüncü kişiler nezdinde ya da yurt dışında muhafaza işlemi Başkanlık ve
Genel Müdürlük açısından herhangi bir hüküm ifade etmemektedir. Belirtilen mecburiyet, söz
konusu elektronik defterlerin ve bunlara ait beratlarının muhafaza ve ibrazına ilişkin olup, söz
konusu  defterlere  ilişkin  muhasebe  kayıtlarının  yapılacağı  yer  ile  ilgili  bir  sınırlama
getirmemektedir. Bu hükümler söz konusu defterlere ait kayıtların yurt içinde veya yurt dışında
yapılmasına herhangi bir engel teşkil etmemekte olup, söz konusu defter ve beratlarının Türkiye
Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti kanunlarının geçerli olduğu yerlerde
elektronik defter izni verilen mükellefin kendi bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edilmesini
gerektirmektedir.
 
            Bu hüküm ve açıklamalara göre, şirketiniz tarafından www.edefter.gov.tr  internet
adresinde  yayımlanan  başvuru  kılavuzuna  uygun  olarak  elektronik  defter  başvurusunda
bulunulması halinde, tutulacak elektronik defter (yevmiye ve büyük defter) ve bunlara ait 
beratların Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti kanunlarının geçerli
olduğu yerlerde şirketinize ait bilgi işlem sisteminde muhafaza edilmesi mecburi olup, üçüncü
kişiler nezdinde veya yurt dışında muhafaza işlemi herhangi bir hüküm ifade etmemektedir.
 
            Bilgi edinilmesini rica ederim.
 
 
 (*)     Bu Özelge 213 sayılı Vergi Usul Kanununun 413.maddesine dayanılarak verilmiştir.
(**)   İnceleme, yargı ya da uzlaşmada olduğu halde bu konuya ilişkin olarak yanlış bilgi verilmiş ise bu özelge
geçersizdir.
(***) Talebiniz üzerine tayin edilmiş olan bu özelgeye uygun işlem yapmanız hâlinde, bu fiilleriniz dolayısıyla
vergi tarh edilmesi icap ederse, tarafınıza vergi cezası kesilmeyecek ve tarh edilen vergi için gecikme faizi
hesaplanmayacaktır.